Porque falham as reuniões de monitorização?

É indiscutível a importância de poder reunir presencialmente e de forma sistemática quer os decisores quer os colaboradores da organização. É nestes momentos que se podem fortalecer as relações internas, ouvir as críticas, obter contributos, promover brainstorming, disseminar experiências, alinhar ideias e objectivos, comunicar informações e tomar as decisões mais importantes para a organização.

A reunião é, em si, um instrumento relevante para a difusão de informação e para a democratização da mesma, quer no sentido de revelar falhas nos processos internos, quer como a necessidade de encontrar soluções inovadoras. A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte do nosso universo corporativo as nossas ideias e visões sobre assuntos de interesse comum e também trocar informações. A reunião presencial potencia que a exposição da performance da organização seja entendida de forma idêntica, pelo que se evitará análises e conclusões distintas que naturalmente poriam em causa as decisões da organização.

As reuniões de monitorização são essencialmente reuniões para a tomada de decisão. No entanto, assumem também um pouco o papel de reuniões de discussão e de reuniões de comunicação. Pretende-se que os intervenientes tenham a oportunidade de contribuir para as soluções e reforcem o seu alinhamento com a organização.

O sucesso das reuniões está directamente ligado à eficácia dos seus resultados, bem como à eficiência do tempo consumido na sua realização. Para se garantir estes aspectos, importa que a decisão sobre o formato da reunião dependa sempre de um conjunto de factores.

Um factor muito importante tem a ver com a definição de quem participará nas reuniões. Em organizações de menor dimensão, as reuniões são, em geral, presenciadas por todos os colaboradores. Este aspecto constitui uma vantagem característica deste tipo de organizações, já que a interacção entre os participantes é claramente superior e a comunicação é efectuada de forma generalizada. Numa organização de maior dimensão, é necessária a determinação do tipo e número de pessoas que participará na reunião. Nestas organizações, torna-se necessário segmentar as reuniões de forma a tornar eficaz a discussão da performance em toda a hierarquia.

O número de participantes é também um factor crítico para o sucesso da reunião. Grupos menores são mais eficientes e trabalham melhor que grupos maiores. A partir de um determinado número de participantes, o nível de interacção tende quase sempre a diminuir, assim como a produtividade da reunião. Sempre que existe um número de participantes superior ao desejável, é fundamental que se invista mais na preparação da reunião de forma a minimizar o efeito negativo de um número elevado de intervenientes.

Os principais factores que comprometem o sucesso das reuniões são:

- A reunião é muito longa.
- A agenda é muito extensa.
- A reunião concorre com outras reuniões importantes.
- Existem muitos participantes na reunião.
- Os participantes que deveriam estar presentes, não estão.
- Os participantes que não precisam de estar presentes, estão.
- A reunião não foi convenientemente preparada.
- Não existe liderança na reunião.
- A sala não é a mais adequada para a reunião.