Grande parte dos Dashboards tendem a falhar na sua missão ou, pelo menos, em parte dela. O problema não reside exclusivamente na tecnologia dos softwares actuais de construção dos Dashboards, mas sim particularmente na fraca qualidade da apresentação da informação. De forma a garantir a correcta construção do Dashboard, é essencial que na sua configuração não se perca de vista os seguintes princípios:
- Visualizar numa única ecrã/página.
- Apresentar a informação preferencialmente através de gráficos.
- Não apresentar mais informação do que a realmente necessária.
- Destacar a informação mais relevante.
- Realçar o presente em detrimento do passado.
- Organizar a informação de forma lógica.
- Utilizar o espaço de forma eficiente.
- Apresentar um visual apelativo.
i. Visualizar numa única página/ecrã - Evita que o utilizador seja obrigado a passar de ecrã para ecrã ou tenha que utilizar o scroll para poder ver toda a informação. O utilizador do Dashboard deve ter toda a informação à vista imediata. Basicamente, pretende simular-se um ambiente equivalente ao de um cockpit de um avião onde o piloto, sentado do seu lugar, consegue visualizar e chegar a qualquer botão. Requer alguma habilidade, bastante planeamento e experiência, mas não é impossível de ser concretizado. Não é necessário que tenhamos apenas uma página; poderemos ter várias, mas visualizadas através de separadores que agregam diferentes tipos de informação. A construção de um Dashboard está quase sempre circunscrita às fronteiras do ecrã e da impressão em relatório de folha A4.
ii. Apresentar a informação preferencialmente através de gráficos - Os gráficos são muito poderosos na comunicação da informação. Permitem transmitir os números da actividade da organização de forma clara, objectiva e rápida. No entanto, um dashboard pode combinar os gráficos com quadros de apoio. Nos pontos seguintes, iremos desenvolver esta matéria de forma a obter maior eficácia na utilização dos gráficos.
iii. Não apresentar mais informação do que a realmente necessária - Importa que o Dashboard tenha apenas a informação necessária para que possa cumprir o seu objectivo. A probabilidade de falharmos na construção do Dashboard aumenta consideravelmente quando exageramos no nível de detalhe de informação. Caberá a quem constrói o dashboard saber exactamente aquilo que deverá comunicar, para que a história da performance possa ser transmitida com sucesso.
iv. Destacar a informação mais relevante - É fundamental perceber a forma como os utilizadores do Dashboard pretendem a apresentação da informação para a tomada decisão. Implica muitas vezes colocar-nos na posição do destinatário do Dashboard, de modo a podermos compreender o tipo de informação necessária, como relacioná-la e como arrumá-la. Não é possível construir um bom Dashboard sem conhecer o negócio e, acima de tudo, dominar os seus drivers.
v. Realçar o presente em detrimento do passado - O Dashboard deve focar, em primeiro lugar, aquilo que está a acontecer no ano presente, deixando para segundo plano o que aconteceu. O passado é sempre menos importante do que o que se passa agora. No entanto, a análise conjunta do presente e do passado permite percepcionar a dimensão da evolução.
vi. Organizar a informação de forma lógica - É fundamental que dentro do mesmo ecrã a informação esteja arrumada em grupos por afinidade de assuntos. A conjugação de vários gráficos para a apresentação em diferentes perspectivas da mesma informação permite expor ligações que seriam muito difíceis de detectar se apenas tivéssemos a ver individualmente cada um dos gráficos.
vii. Utilizar o espaço de forma eficiente - Uma vez que o dashboard deve estabelecer-se num espaço que se restringe à área equivalente de um ecrã, e sabendo que existe uma quantidade imensa de informação que é de importância extrema para a compreensão do desenvolvimento da organização, é fundamental que se consiga rentabilizar o espaço disponível da forma mais eficiente, de modo a garantir que o utilizador do dashboard possa ter acesso directo a toda a informação crítica.
viii. Apresentar um visual apelativo - O Dashboard deve conseguir conquistar o seu público através de uma estética aprimorada, mas funcional. Muitos dos actuais softwares de construção de dashboards apresentam soluções visualmente muito atractivas. No entanto, não são eficazes em termos de comunicação da informação. A abundância de efeitos visuais gera um elevado nível de ruído visual, que em nada ajuda na comunicação da informação. Um bom Dashboard tem uma apresentação limpa, elegante, equilibrada e esteticamente agradável. A eficácia do design comprova-se quando a informação é acedida de forma clara, objectiva, rápida, evidenciando-se afinidades, sobressaindo prioridades e destacando-se as relações entre a informação.
