Dashboard - Vendas

Exemplo de um Dashboard - Courtesy of Stephen Few

Valores institucionais - Como construir os valores?

Roadmap para a construção dos Valores:

i) Identificação de 8 a 12 Valores que possam ser considerados importantes para a organização, nunca esquecendo a Missão, Visão, Linhas de orientação estratégica e objectivos estratégicos.

ii) Com a participação das chefias da organização, proceder à eliminação dos Valores menos importantes até se chegar a uma short list de apenas 4. Nesta fase, procura-se apenas ficar com os mais importantes. Era excelente que os colaboradores pudessem assumir todos os valores, no entanto, a prática diz-nos que demasiados têm exactamente o mesmo efeito que nenhuns.

iii) Analisar os 4 Valores e colocá-los por ordem decrescente de importância ou urgência. Quais são os de implementação mais urgente? Quais são aqueles que queremos que a organização percepcione como os mais importantes?

iv) Para cada Valor, construir um texto de 3 a 4 linhas que explique aos colaboradores da organização a importância do Valor para o cumprimento da missão da organização.

v) Através de uma análise subjectiva envolvendo as chefias da organização, deve tentar-se avaliar, numa escala de 0 a 100%, o nível actual de inserção de cada Valor nos comportamentos dos colaboradores. Deste processo, deverá sair o estado da arte dos Valores institucionais.

vi) Para cada Valor, em função do seu nível de implantação, deve identificar-se quais as iniciativas que devem ser conduzidas na organização para que se possa introduzir ou consolidar os Valores. Em função dos Valores que se pretendem criar ou reforçar, estas iniciativas podem constituir-se em: reuniões internas para consolidar comportamentos, acções de formação, estabelecimento formal de normas e procedimentos, utilização da intranet para disseminação de informação relevante e práticas a adoptar, etc.

vii) Dentro de uma cultura de gestão por objectivos, é importante acompanhar no curto prazo (mensal ou trimestral) o nível de implantação dos Valores na organização. Esta é também uma das iniciativas que consolida a implantação dos Valores numa organização.

Dashboard - Análise técnica

Exemplo de um Dashboard - Dashboard images, courtesy of SiSense

Dashboard - Airlines

Exemplo de um Dashboard - Courtesy of Andreas Flockermann of BonaVista Systems

Valores Institucionais - Falhas mais comuns

Hoje em dia, a generalidade das organizações não investe tempo suficiente no estudo para o estabelecimento dos Valores. As falhas mais comuns são as seguintes:

i) Excesso de Valores;
ii) As chefias da organização não participam no processo de identificação dos Valores;
iii) Fraca aderência dos Valores às necessidades efectivas da organização;
iv) Não explicação dos Valores aos colaboradores;
v) Falta de análise sobre o estado actual de inserção dos Valores;
vi) Inexistência de medidas para a criação e reforço dos Valores;
vii) Ausência de acompanhamento/monitorização da implantação dos Valores na organização;

Valores institucionais - Para quê?

A entrega de Valores a uma organização tem como objectivo dotar os recursos humanos de uma cultura transversal capaz de potenciar a sua intervenção no dia-a-dia, de forma a cumprir os desígnios de longo prazo determinados no âmbito de um plano estratégico ambicioso.

Tal como os pais transmitem Valores aos filhos: respeito, educação, honestidade, trabalho, etc., de forma a criar um melhor ser humano, as organizações, sabendo que o seu desempenho pode ser reforçado, promovem também o estabelecimento de Valores institucionais para os seus colaboradores.

Outra das razões porque as organizações identificam os Valores e os comunicam tanto internamente como externamente é por esta política estar associada a organizações com práticas organizacionais evoluídas.

Então, o que são os Valores institucionais?

Os Valores devem referenciar aspectos que definam comportamentos, identifiquem códigos de conduta, promovam atitudes, reconheçam princípios, esclareçam formas de estar. Estes aspectos assumirão o papel de nortear, numa base diária, todos os colaboradores de uma organização, fazendo com que esta esteja mais habilitada a desempenhar em excelência a sua Missão e alcançar a sua Visão.

Exemplos de Valores:

Os Valores institucionais utilizados com maior frequência pelas organizações, em geral, são: Imparcialidade, Independência, Transparência, Eficiência, Entusiasmo, Iniciativa, Trabalho em equipa, Respeito, Satisfação do cliente Serviço público Inovação, Criatividade, Qualidade, Orientação para os resultados, Motivação dos colaboradores, Competência, Etc.

Dashboards - Gráfico para a Demonstração de Resultados

A introdução de mensagens gráficas no Dashboard é claramente um dos factores críticos de sucesso, quer para potenciar a eficácia da comunicação, quer para cativar os destinatários para o uso desta ferramenta. O design é assim responsável por entregar ao Dashboard simplicidade, clareza e elegância. Estes são aspectos importantes para que o Dashborad seja um instrumento capaz de conquistar a atenção e reter os seus potenciais utilizadores. Dashboards visualmente agradáveis têm a capacidade de reter a nossa atenção e eventualmente cativar-nos e viciar-nos na informação que contêm.

A imagem em cima é um exemplo criativo da exposição gráfica de uma demonstração de resultados por natureza, onde se visualiza  a dimensão dos rendimentos, a dimensão dos gastos e a forma como estes vão consumindo os rendimentos e a dimensão dos resultados.

Para que serve o planeamento operacional

O planeamento operacional é determinado através da elaboração do Plano Anual de Actividades e Orçamento. Este documento centra-se no curto prazo, uma vez que tem como horizonte temporal apenas um ano. Existindo na instituição um Plano Estratégico, este terá como missão entregar as orientações gerais para a construção do Plano Anual de Actividades e Orçamento .

É através do Plano Anual de Actividades e Orçamento que se quantifica a ambição dos objectivos a atingir, que se programa as actividades e projectos a realizar e que se mobiliza os recursos humanos, materiais e financeiros, constituindo-se assim como um documento verdadeiramente concretizador do sonho estratégico. A componente do orçamento anual não é mais do que a quantificação financeira da ambição proposta pelo Plano Anual de Actividades e Orçamento .

A produção do Plano Anual de Actividades e Orçamento tem, geralmente, a participação activa das chefias das unidades orgânicas da organização. Durante a elaboração deste documento, devem as chefias fomentar e assegurar a efectiva participação de todos os seus colaboradores.

Balanced Scorecard - Metodologia em desenvolvimento

O Balanced Scorecard BSC aparece, numa primeira versão, como um sistema que equilibra indicadores de performance financeira com indicadores de performance não financeira, dando origem a três novas perspectivas (Clientes, Processos e Aprendizagem), a somar à já existente perspectiva financeira.

O Balanced Scorecard BSC procura também balancear as perspectivas externas (Financeira e Clientes) com as perspectivas internas (Processo e Aprendizagem), os indicadores de médio longo prazo com os indicadores de curto prazo e os indicadores de resultado com os indicadores de acção. Daqui advêm a origem do nome “Balanced” (equilibrado).

Posteriormente, constatou-se que as organizações estavam a utilizar o Balanced Scorecard BSC, não só para medir a performance de uma forma equilibrada mas, principalmente, para implementar com sucesso novas estratégias.

Vários estudos documentaram que a implementação de novas políticas estratégicas nas organizações tende, na maioria dos casos e pelos mais variados motivos, a falhar. Os colaboradores da organização não compreendem a estratégia, os sistemas de prémios não estão associados à execução da estratégia, os orçamentos das organizações não focam a estratégia e as chefias de topo passam muito pouco tempo por mês a discutir a estratégia.

O Balanced Scorecard BSC evolui então de uma ferramenta de medição balanceada para uma ferramenta de gestão da estratégia. Para assegurar o sucesso, importa não só garantir a boa implementação da estratégia, mas também garantir a gestão da própria estratégia, de forma continuada. Estes dois objectivos serão atingidos se os colaboradores estiverem motivados e alinhados para adoptarem e participarem na estratégia. Surge aqui o conceito de “organização orientada para a estratégia”.

Os últimos desenvolvimentos do Balanced Scorecard BSC, suportados na experiência das organizações que têm utilizado esta metodologia, apostam forte no alinhamento dos activos intangíveis como a chave para a criação de valor sustentável. A relação entre pessoas, tecnologia e clima organizacional são o garante futuro do desempenho de sucesso dos objectivos do processo, clientes e financiador. Assim, o gestor deve focar a sua gestão na transformação dos activos intangíveis em resultados concretos. Em 2006, foi também identificado como crítico ao sucesso da implementação do Balanced Scorecard BSC o alinhamento da organização com a estratégia e a metodologia. O último livro dos autores lançado em 2008 vem focar os aspectos centrais para a articulação da estratégia com os seus principais drivers - as operações.