10 vantagens da Monitorização da Performance

Podemos identificar pelo menos 10 benefícios obtidos aquando da introdução na organização de processos de monitorização da performance:

- Apurar desvios.
- Identificar as causas dos desvios.
- Identificar constrangimentos futuros.
- Definir medidas correctivas.
- Definir medidas preventivas.
- Ajustar metas.
- Aumentar a responsabilização.
- Gerir de forma mais eficaz.
- Melhorar a prestação de contas com stakeholders.
- Reforçar a imagem interna.

i. Apurar desvios - A identificação dos desvios de performance acontece através da comparação entre os resultados produzidos pela organização e as metas intercalares definidas no planeamento. Em termos gerais, os desvios podem assumir três posições: positivos (resultados > metas), negativos (resultados < metas) ou nulos (resultados = metas). Existe também uma preocupação em conhecer a dimensão do desvio. Existem desvios significativos e existem desvios sem expressão. Estes últimos, quando negativos, podem muitas vezes ser considerados pouco críticos, uma vez que podem ser rapidamente recuperados.

ii. Identificar as causas dos desvios - Consiste na reflexão acerca dos factores que contribuíram para o desvio. Isto é, passa pela compreensão da formação dos resultados. Assume especial importância a identificação das causas que originam desvios negativos. Geralmente, as causas dividem-se em internas e externas à organização. No entanto, as causas podem ser dissecadas com maior pormenor, de forma a expor os aspectos que a possam ter causado. Podemos ter como exemplo: a) Demasiada ambição nas metas - planeamento incorrecto, b) Incapacidade de motivar os colaboradores, c) Falha na capacidade de produção, d) Surgimento de causas externas previsíveis - planeamento débil, e) Surgimento de causas não previsíveis, etc.

iii. Identificar constrangimentos futuros - Quando uma organização se familiariza a monitorar os resultados, acaba por ganhar maior sensibilidade no negócio e, por conseguinte, compreende melhor a geração de resultados, o que muitas vezes permite perspectivar com maior clareza eventuais desvios e/ou causas que possam ocorrer no futuro. Na prática, ganha-se uma maior aptidão para percepcionar as tendências dos resultados.

iv. Definir medidas correctivas - Com a identificação das causas, segue-se a procura de soluções que possam corrigir eventuais desvios negativos. Enquanto, no início do ano, normalmente os desvios não são preocupantes, à medida que a organização se aproxima do momento da prestação de contas, diminui o espaço (tempo) de manobra para a correcção dos desvios negativos.

v. Definir medidas preventivas - Quando a organização consegue percepcionar o acontecimento no futuro de possíveis desvios negativos, pode já hoje tomar as medidas capazes de evitar a ocorrência dessas situações. Muitas destas medidas assentam no reajustamento de prioridades e de recursos internos (ex.: humanos, materiais e financeiros).

vi. Ajustar metas - Muitas vezes, a organização percebe que as metas já não são possíveis de ser alcançadas, pelo que necessita de ajustar a anterior ambição à nova realidade. A monitorização é, muitas vezes, o elemento que despoleta e fundamenta a revisão e o reajustamento dos planos. Não faz sentido manter metas inatingíveis, já que podem ter um efeito desmoralizador nos colaboradores.
vii. Aumentar a responsabilização - O processo de monitorização potencia o efeito de responsabilização, uma vez que cria uma rotina de apuramento de resultados e análise de performance. A organização e colaboradores habituam-se à monitorização e, consequentemente, aos drivers críticos para a formação de resultados. A responsabilização é também reforçada pelo aumento do nível da exposição dos resultados e, naturalmente, do aumento do nível de transparência organizacional.

viii. Gerir de forma mais eficaz - A monitorização satisfaz a gestão ao conseguir responder às questões críticas de qualquer organização: Como estávamos? Como estamos agora? Como evoluímos face ao período anterior? Como poderemos vir a estar no futuro? Como podemos corrigir? Qual foi a eficácia das nossas medidas correctivas? Quem contribuiu para o sucesso? Etc.

ix. Melhorar a prestação de contas com stakeholders - Na prestação de contas com os principais stakeholders, a existência de um processo interno de monitorização facilita sempre, na medida em que auxilia a organização na explicação e demonstração da performance obtida, dos condicionantes/constrangimentos suportados e das medidas/decisões tomadas.

x. Reforçar a imagem interna - As organizações que têm sistemas de monitorização da performance, rapidamente se destacam das restantes como entidades de elevada maturidade organizacional que utilizam processos modernos e profissionais para a gestão do seu negócio.