Qual o propósito Monitorização?

Actualmente, o meio envolvente à maior parte das organizações é caracterizado por ser extremamente tumultuoso, permanentemente inconstante, de elevada complexidade e intensamente competitivo. A interacção das organizações com o meio envolvente é contínua, pelo que é cada vez mais um factor crítico de sucesso a rapidez de reposta por parte das organizações aos desafios do dia-a-dia. Respostas rápidas e eficazes perante as mudanças que raramente se conseguem auspiciar e que acontecem diariamente só se conseguem quando as organizações têm maturidade organizacional e rentabilizam a utilização de sistemas de monitorização da sua performance. A gestão por objectivos é, claramente, o instrumento de eleição para a maioria dos processos de monitorização. No entanto, não é o único. O simples acompanhamento dos resultados obtidos é muitas vezes um exercício suficiente para analisar a performance organizacional

Propósito central da monitorização

O objectivo central da utilização de qualquer processo de monitorização da performance assenta em:

Maximizar a probabilidade de sucesso na concretização dos compromissos estabelecidos no Plano Estratégico e no Plano Anual de Actividades e Orçamento, garantindo assim o cumprimento em excelência das atribuições definidas pela Missão, bem como a materialização da Visão da organização.


Entenda-se sucesso como a obtenção, por parte da organização, de performances que cumpram ou superem o previamente estabelecido. Sabendo que o Plano Estratégico e o Plano Anual de Actividades e Orçamento apresentam o caminho para a boa realização da missão corporativa, qualquer processo de monitorização deve assentar no acompanhamento destes compromissos. Um processo de monitorização reforça sempre as possibilidades de êxito na execução estratégica e operacional dos comprometimentos da organização.

A monitorização da performance vai operacionalizar-se particularmente através do documento de report (ex.: tableau de bord). Este é claramente um instrumento por excelência com capacidade de transportar, na organização e para fora dela, o estado da arte da performance organizacional. O report, quando bem construído, pode ainda trazer para a organização outras vantagens nem sempre exploradas:

- Apresentar serviço.
- Apoderar resultados.
- Mostrar impacto.
- Evidenciar poder.
- Alcançar visibilidade.


i. Apresentar serviço - Ao criar práticas que permitam apurar e registar resultados atingidos, as organizações estão a preparar a informação crítica para expor os resultados do desenvolvimento da sua actividade e, consequentemente, do cumprimento da sua missão. O documento de report é, claramente, um dos instrumentos mais eficazes na exposição de performance interna da instituição.

ii. Apoderar resultados - Algumas organizações apercebem-se que, através do seu report, podem potenciar a sua performance, agregando resultados indirectos ou de outras entidades que se encontram debaixo das suas áreas de competência ou da sua coordenação. Começa a ser comum apresentar reports com resultados mais alargados, justificados através de posições de coordenação ou através de relações de impacto directo e indirecto.

iii. Mostrar impacto - Muitas vezes, não é suficiente mostrar trabalho feito. Uma organização consegue mostrar de forma clara que está a cumprir em excelência a sua missão quando consegue demonstrar o impacto gerado pela realização das suas actividades. Em algumas organizações, a demonstração deste impacto nem sempre é uma tarefa fácil, já que o seu apuramento pode constituir um exercício técnico bastante complexo ou até impossível. Em outras situações, este impacto pode levar anos a acontecer, pelo que não terá a oportunidade de surgir nos documentos de prestações de contas actuais.

iv. Evidenciar poder - O report pode também ser um veículo eficaz na exibição da dimensão e influência dos parceiros das actividades e projectos de uma instituição. Muitas vezes, acaba por ser mais relevante dar destaque a quem e quantos estão associados/relacionados aos nossos projectos e actividades do que propriamente à apresentação de resultados atingidos. Quanto maior for a dimensão da envolvente associada e quanto mais poder ela tiver, mais difícil será colocar em causa esse projecto/actividade, tendo em conta o impacto negativo que poderá daí advir.

v. Alcançar visibilidade - Algumas organizações também utilizam o report como instrumento de demonstração de boas práticas internas de gestão que conduzem à exposição da maturidade organizacional da instituição aos olhos dos seus stakeholders. Desta forma, valorizam a gestão e os seus gestores, pela aplicação de práticas de gestão evoluídas.